Profesjonalna archiwizacja dokumentów
Porządkowanie dokumentów archiwizacyjnych to niezwykle ważna rzecz dla komfortu funkcjonowania firmy, bezpieczeństwa jej finansów, a nawet wydajności. Poniżej, krok po kroku opisaliśmy, jak zrobić to profesjonalnie.
- Podziel dokumenty na dwie kategorie:
- archiwalne – przeznaczone do wieczystego przechowywania ze względu na, np. wartość historyczną, dlatego w żadnym wypadku nie wolno ich niszczyć,
- niearchiwalne – również są wartościowe, więc należy je zabezpieczyć i przechowywać, ale tylko przez określony czas. Taki dokument po upływie obowiązującego okresu składowania podlega brakowaniu (niszczeniu),
- Dokumenty nietrwałe, szybko ulegające wyblaknięciom, takie jak ważne paragony czy wydruki z kasy fiskalnej przed schowaniem do pudeł należy zaskanować/skserować
- Zanim zaczniesz porządkować, pamiętaj oczywiście o chronologii. Nie ważne, czy zdecydujesz się na układanie papierów w segregatorach, czy w specjalnych pudłach, o których napisaliśmy poniżej, czy nawet na wrzucanie luzem. Zawsze trzeba szeregować patrząc albo na datę utworzenia/ datę ważności dokumentu (w przypadku niearchiwalnych) albo na alfabetyczność bądź jeszcze inne własne kryteria
- Najtańszą metodą magazynowania ważnych dokumentów jest umieszczanie luzem w kartonie archiwizacyjnym 330x230x310 dostępnym w naszym sklepie internetowym
- Solidniejszym sposobem jest szeregowanie papierów w również dostępnych, specjalnych pudłach archiwizacyjnych. Następnie 5 takich pudeł dobrze jest umieścić w kartonie archiwizacyjnym . Jest to świetne rozwiązanie, ponieważ pudła te można bardzo czytelnie oznaczyć. Alternatywnym wyjściem jest umieszczanie w segregatorach
- Pudła z dokumentami najlepiej odstawić w miejsce, w którym dokumenty będą bezpieczne i niedostępne dla osób nieupoważnionych
- Na sam koniec najważniejszą rzeczą jest sporządzenie wykazu dokumentacji, który pomoże błyskawicznie odnaleźć potrzebne materiały i zapobiega zgubie
Zapoznaj się z naszą ofertą. KLIK